Termeni și condiții

1.Părțile și acceptarea termenilor

Serviciul Dosar (denumit în continuare „Serviciul”) este furnizat de [DENUMIRE SRL], persoană juridică română cu sediul în [ADRESĂ SEDIU], înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. [Nr. Reg. Com.], cod unic de înregistrare [CUI], e-mail [EMAIL CONTACT] (denumită în continuare „Prestatorul”, „Dosar” sau „noi”).

Acești termeni formează contractul dintre Prestator și persoana juridică sau profesionistul care își creează un cont și acceptă termenii (denumit în continuare „Clientul”). Persoana care acceptă termenii în numele Clientului declară că are dreptul să îl reprezinte.

Termenii se acceptă electronic, la crearea contului, prin bifarea casetei dedicate. Pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în numele Clientului se aplică și Acordul de prelucrare a datelor, care face parte integrantă din acest contract.

[DE VERIFICAT] Conform art. 1203 din Codul civil, clauzele standard care limitează răspunderea, permit suspendarea sau încetarea unilaterală ori stabilesc competența instanțelor produc efecte doar dacă sunt acceptate în mod expres, în scris, de cealaltă parte. De prevăzut în fluxul de înscriere o acceptare separată și explicită a acestor clauze (sec. 14, 15 și 19).

2.Definiții

• Cabinet — cabinetul de contabilitate, expertul contabil, contabilul autorizat sau firma de contabilitate care folosește Dosar pentru clienții săi.
• Firmă — întreprinderea (societate, PFA, întreprindere individuală etc.) ale cărei documente sunt trimise în Dosar, de regulă la invitația Cabinetului.
• Client — partea care acceptă acești termeni și, după caz, plătește Serviciul: un Cabinet sau o Firmă.
• Utilizator — orice persoană fizică ce accesează Serviciul prin contul Clientului sau la invitația acestuia (de exemplu angajații Cabinetului sau reprezentanții Firmei).
• Documente — bonuri fiscale, facturi, e-Facturi, extrase de cont și alte acte încărcate sau preluate în Serviciu, împreună cu datele extrase din ele.
• Lună predată — setul de Documente al unei Firme pentru o lună, pregătit pentru verificarea și exportul de către Cabinet.

3.Ce face Dosar

Dosar este un instrument software de pregătire a documentelor primare pentru contabilitate. Concret, Serviciul:

• primește Documente de la Firme prin WhatsApp, prin încărcare în aplicația web și prin redirecționare pe e-mail;
• preia e-Facturile din Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF, pe baza autorizării acordate de Cabinet (sec. 7);
• extrage automat datele din Documente (furnizor, CUI, dată, sume, TVA etc.);
• verifică furnizorii în serviciul public ANAF pentru plătitorii de TVA;
• potrivește Documentele cu tranzacțiile din extrasele de cont;
• semnalează problemele observate (de exemplu lipsa CUI-ului cumpărătorului sau un document lipsă pentru o plată);
• predă Cabinetului luna completă, pe care acesta o verifică și o exportă în programul său de contabilitate (de exemplu SAGA).

Denumirile programelor de contabilitate sunt mărci ale titularilor lor. Dosar nu este afiliat acestora, iar compatibilitatea exportului se validează cu fiecare Cabinet [DE VERIFICAT].

Funcțiile disponibile depind de planul ales și pot evolua în timp. Descrierea actuală a planurilor este publicată pe pagina de prețuri și pe pagina pentru cabinete.

4.Conturi și acces

1. Clientul furnizează date corecte și complete la crearea contului și le actualizează când se schimbă.
2. Cabinetul își poate invita Firmele în Serviciu. Prin trimiterea invitației, Cabinetul confirmă că are o relație contractuală cu Firma respectivă și că are dreptul să îi prelucreze documentele.
3. Autentificarea în doi pași (2FA) este obligatorie pentru Utilizatorii Cabinetului.
4. Clientul păstrează confidențiale datele de autentificare ale Utilizatorilor săi și ne anunță fără întârziere la [EMAIL CONTACT] dacă suspectează un acces neautorizat.
5. Clientul răspunde pentru acțiunile efectuate din conturile Utilizatorilor săi și pentru acordarea și retragerea la timp a accesului acestora.
6. Serviciul se adresează exclusiv profesioniștilor. Nu este destinat consumatorilor (sec. 20).

5.Rolul contabilului. Ce nu face Dosar

Dosar nu oferă servicii de contabilitate, de consultanță fiscală sau de expertiză contabilă și nu înlocuiește profesionistul contabil.

• Ținerea evidenței contabile, încadrarea fiscală a operațiunilor, deductibilitatea cheltuielilor și a TVA-ului, întocmirea și depunerea declarațiilor rămân în responsabilitatea Cabinetului și a Firmei, potrivit contractului dintre ei și legii.
• Indicațiile afișate de Dosar (de exemplu că un bon pare nedeductibil sau că un document lipsește) sunt semnalări de lucru, care ajută la verificare. Ele nu reprezintă o opinie profesională și trebuie confirmate de contabil.
• Obligația legală de a păstra și arhiva documentele justificative și registrele contabile aparține Firmei. Dosar nu este un serviciu de arhivare electronică în sensul legii [DE VERIFICAT], iar Clientul trebuie să își exporte Documentele înainte de încetarea contractului (sec. 16).
• Informațiile din Serviciu despre păstrarea originalelor pe hârtie au caracter orientativ. Decizia privind arhivarea aparține Firmei și contabilului ei.

6.Citirea automată a documentelor poate greși

Datele din Documente sunt extrase automat, cu ajutorul unui model de inteligență artificială. Rezultatul poate conține erori: cifre citite greșit, câmpuri omise, furnizori confundați sau potriviri greșite cu tranzacțiile bancare, mai ales la poze neclare sau documente deteriorate.

• Câmpurile pe care Serviciul le consideră nesigure sunt marcate pentru verificare. Lipsa marcajului nu garantează că un câmp este corect.
• Cabinetul verifică datele extrase înainte de înregistrarea lor în contabilitate. Orice înregistrare contabilă sau declarație bazată pe date neverificate se face pe răspunderea Clientului.
• Rezultatul verificării la ANAF reflectă datele publicate de ANAF la momentul interogării. Nu răspundem pentru corectitudinea sau disponibilitatea acestora.

7.Integrarea cu ANAF, WhatsApp și e-mail

1. SPV / RO e-Factura. Preluarea e-Facturilor are loc numai după ce un Utilizator al Cabinetului autorizează Dosar prin mecanismul oficial OAuth al ANAF, cu certificatul său digital. Cabinetul declară că are, în SPV, drepturile necesare pentru Firmele pentru care preia documente. Autorizarea poate fi retrasă oricând, din Serviciu sau din contul ANAF [DE VERIFICAT].
2. WhatsApp. Când o Firmă trimite Documente pe WhatsApp, mesajele trec prin WhatsApp Business Platform, operată de Meta Platforms Ireland Limited. Utilizarea WhatsApp este supusă și termenilor WhatsApp.
3. E-mail. Documentele redirecționate pe e-mail sunt preluate de la adresa dedicată a contului.
4. Aceste servicii aparțin unor terți. Funcționarea lor, schimbările de interfață și întreruperile nu sunt sub controlul nostru și pot afecta temporar Serviciul.

8.Program pilot și disponibilitate

Dosar se află în etapa de program pilot. Pe durata pilotului:

• Serviciul este oferit „așa cum este” și „în măsura disponibilității”, fără un angajament de nivel de serviciu (SLA) și fără garanții de disponibilitate sau de timp de răspuns;
• pot exista întreruperi pentru mentenanță, actualizări sau remedieri. Vom încerca să anunțăm din timp întreruperile planificate;
• funcțiile se pot schimba, inclusiv formatul exportului.

Condițiile pilotului afișate pe site (de exemplu perioada gratuită pentru primele cabinete) se aplică în limitele și pe durata comunicate la înscriere [DE VERIFICAT].

9.Prețuri și plată

Prețurile în vigoare sunt cele publicate pe site la data comenzii:

• Prețurile [INCLUD / NU INCLUD] TVA [DE VERIFICAT: regimul de TVA al Prestatorului].
• Facturare și plată: [PERIODICITATE FACTURARE — lunar, în avans], prin [MODALITATE DE PLATĂ], cu termen de plată de [TERMEN DE PLATĂ] zile de la emiterea facturii.
• Întârzierea la plată: [PENALITĂȚI / DOBÂNDĂ LEGALĂ] [DE VERIFICAT: OG nr. 13/2011 și Legea nr. 72/2013].
• Putem modifica prețurile cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, comunicat pe e-mail. Clientul care nu acceptă noul preț poate înceta contractul înainte de aplicarea lui.

10.Utilizare permisă

Clientul și Utilizatorii săi se obligă:

• să încarce doar Documente pe care au dreptul să le prelucreze, în legătură cu activitatea Firmelor;
• să nu încarce conținut ilegal, programe malițioase sau documente fără legătură cu contabilitatea;
• să nu încerce să acceseze datele altor Clienți, să ocolească măsurile de securitate sau să testeze vulnerabilități fără acordul nostru scris;
• să nu supraîncarce Serviciul în mod automatizat și să nu decompileze sau să copieze software-ul;
• să nu revândă Serviciul fără acordul nostru, în afara programului pentru cabinete.

11.Date cu caracter personal

Pentru Documentele Firmelor, Cabinetul este operator de date, iar Dosar este persoană împuternicită, conform Acordului de prelucrare a datelor. Pentru datele de cont și de facturare ale Clienților și pentru site, Dosar este operator, conform Politicii de confidențialitate.

12.Proprietate intelectuală

• Software-ul, interfața, marca „Dosar” și documentația aparțin Prestatorului sau licențiatorilor săi. Clientul primește un drept neexclusiv, netransferabil și limitat la durata contractului de a folosi Serviciul.
• Documentele și datele încărcate rămân ale Clientului, respectiv ale Firmelor. Ne acordă doar dreptul de a le prelucra în măsura necesară furnizării Serviciului.
• Sugestiile de îmbunătățire primite de la Clienți pot fi folosite liber de noi, fără obligații față de autorul lor.

13.Confidențialitate

Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile nepublice primite de la cealaltă parte și le folosește doar pentru executarea contractului. Obligația nu se aplică informațiilor deja publice, primite legal de la terți sau a căror dezvăluire este cerută de lege ori de o autoritate. Obligația se menține [3] ani după încetarea contractului [PROPUNERE].

14.Limitarea răspunderii

1. Nu răspundem pentru prejudicii indirecte, precum beneficiul nerealizat, pierderea clientelei, amenzile sau accesoriile fiscale rezultate din înregistrări sau declarații făcute fără verificarea datelor extrase (sec. 6).
2. Răspunderea noastră totală pentru orice pretenții legate de contract este limitată la sumele plătite efectiv de Client pentru Serviciu în ultimele 12 luni dinaintea faptei care a cauzat prejudiciul [PROPUNERE]. Pentru utilizarea gratuită (probă, pilot), plafonul este de [PLAFON PENTRU UTILIZAREA GRATUITĂ].
3. Limitările nu se aplică prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă (art. 1355 Cod civil) și nici în alte cazuri în care legea nu permite limitarea răspunderii.
4. Răspunderea în materie de protecție a datelor se stabilește conform Acordului de prelucrare și art. 82 din Regulamentul (UE) 2016/679 [DE VERIFICAT].

15.Suspendare și încetare

Suspendarea

Putem suspenda total sau parțial accesul, cu notificare prealabilă pe e-mail când este posibil, dacă:

• o factură rămâne neplătită la [NUMĂR] zile după scadență și după o notificare;
• Clientul încalcă grav acești termeni (sec. 10);
• este necesar pentru a opri un incident de securitate sau un abuz care pune în pericol Serviciul sau datele altor Clienți.

Suspendarea durează cât timp persistă cauza. Datele nu se șterg pe durata suspendării.

Încetarea

• Clientul poate înceta contractul oricând, din cont sau prin e-mail. Încetarea produce efecte la sfârșitul perioadei de facturare în curs. Sumele plătite pentru perioada în curs nu se restituie [DE VERIFICAT].
• Putem înceta contractul cu un preaviz de 30 de zile, comunicat pe e-mail.
• Oricare parte poate înceta contractul cu efect imediat, prin notificare, dacă cealaltă parte încalcă grav contractul și nu remediază încălcarea în 15 zile de la notificare [DE VERIFICAT: pact comisoriu, art. 1553 Cod civil].

16.Exportul și ștergerea datelor la încetare

1. Până la încetare, și timp de 90 de zile după aceea [PROPUNERE], Clientul își poate exporta Documentele: originalele și datele extrase, în formatele disponibile în Serviciu [DE VERIFICAT: formatele exacte]. La cerere, îl ajutăm cu exportul.
2. După expirarea acestui termen, ștergem definitiv Documentele și datele contului, cu excepția datelor pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu facturile emise de noi). Copiile de rezervă se șterg automat în cel mult 30 de zile de la ștergere.
3. Obligația de a păstra Documentele pe durata impusă de lege rămâne a Firmei (sec. 5). Exportați Documentele înainte de expirarea termenului.

17.Modificarea termenilor

Putem modifica acești termeni. Vă anunțăm pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare a schimbărilor importante. Dacă nu sunteți de acord, puteți înceta contractul înainte de acea dată. Continuarea utilizării după intrarea în vigoare înseamnă acceptarea noii versiuni [DE VERIFICAT]. Modificările impuse de lege sau de securitate se pot aplica imediat.

18.Forță majoră

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea cauzată de forță majoră sau de caz fortuit, în condițiile art. 1351 din Codul civil. Indisponibilitatea serviciilor ANAF, WhatsApp sau a furnizorilor de infrastructură, în afara controlului nostru rezonabil, poate constitui un astfel de caz [DE VERIFICAT].

19.Legea aplicabilă și litigii

Contractul este guvernat de legea română. Părțile încearcă mai întâi să rezolve orice neînțelegere pe cale amiabilă, prin e-mail la [EMAIL CONTACT]. Dacă nu reușesc în 30 de zile, litigiul este soluționat de instanțele judecătorești competente de la sediul Prestatorului.

20.Informații pentru consumatori (ANPC, SOL)

Contractul pentru Dosar se încheie exclusiv cu profesioniști (persoane juridice, persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale, profesii liberale), pentru activitatea lor profesională. Prin urmare, legislația de protecție a consumatorilor și procedurile destinate consumatorilor nu se aplică acestui contract.

Pentru informare, procedurile pentru consumatori sunt: soluționarea alternativă a litigiilor (SAL) prin ANPC și platforma europeană SOL (soluționarea online a litigiilor) [DE VERIFICAT: platforma SOL a Comisiei Europene a fost închisă în iulie 2025, odată cu abrogarea Regulamentului (UE) nr. 524/2013; de confirmat dacă mai este necesară vreo mențiune sau pictogramă ANPC pe un site B2B].

21.Contact

[DENUMIRE SRL] · CUI [CUI] · [Nr. Reg. Com.]
Sediu: [ADRESĂ SEDIU]
E-mail: [EMAIL CONTACT]

Comunicările prin e-mail la adresele declarate în cont sunt considerate valabile între părți.