Politica de confidențialitate

Pe scurt

Toate datele sunt găzduite în Uniunea Europeană, la Scaleway, în Paris (Franța).
Pentru documentele contabile ale firmelor, cabinetul de contabilitate decide, iar noi prelucrăm datele doar la instrucțiunile lui.
Pentru citirea automată, imaginile și PDF-urile sunt trimise către Anthropic (modelul Claude). Acesta poate presupune un transfer în SUA.
Folosim un singur cookie, strict necesar pentru autentificare. Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate.

1.Cine suntem

Dosar este operat de [DENUMIRE SRL], cu sediul în [ADRESĂ SEDIU], CUI [CUI], înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. [Nr. Reg. Com.] („Dosar” sau „noi”).

Ne poți scrie pentru orice întrebare despre datele personale la [EMAIL CONTACT].

Responsabil cu protecția datelor (DPO): [NUME / DATE DE CONTACT DPO sau „nu a fost desemnat”] [DE VERIFICAT: dacă desemnarea unui DPO este obligatorie, conform art. 37 GDPR].

2.Rolurile noastre: operator și persoană împuternicită

Prelucrăm date personale în două calități diferite:

Ca persoană împuternicită (art. 28 GDPR), pentru documentele firmelor: bonuri, facturi, e-Facturi, extrase de cont și datele extrase din ele. Aici operatorul este cabinetul de contabilitate, care decide de ce și cum sunt prelucrate. Prelucrăm aceste date doar la instrucțiunile lui, conform Acordului de prelucrare a datelor. Pentru informații complete și pentru exercitarea drepturilor, adresează-te cabinetului. Dacă ne scrii nouă, îi transmitem cererea.
Ca operator, pentru datele de cont și de facturare ale cabinetelor și ale clienților noștri, pentru comunicarea cu ei și pentru acest site.

[DE VERIFICAT] Când o firmă își plătește direct abonamentul (planurile de 49–169 lei), trebuie confirmat cine este operator pentru documentele ei: firma, cabinetul sau amândoi.

Secțiunile de mai jos descriu în principal prelucrările pentru care suntem operator. Pentru documentele firmelor, le includem pentru transparență, dar deciziile aparțin cabinetului.

3.Ce date prelucrăm

Ca operator

Date de cont ale utilizatorilor: nume, adresă de e-mail, număr de telefon, rolul în cont și cabinetul sau firma de care aparține utilizatorul.
Date de autentificare: parola, stocată doar sub formă de hash (scrypt), și secretul pentru autentificarea în doi pași, stocat criptat.
Date de facturare: denumirea, CUI-ul și adresa clientului, persoana de contact, abonamentul, facturile și plățile [DE VERIFICAT: ce date de plată se colectează și prin ce procesator].
Corespondență: mesajele pe care ni le trimiți și răspunsurile noastre.
Date tehnice: identificatorul sesiunii (cookie-ul de autentificare) și datele tehnice necesare livrării paginilor, de exemplu adresa IP [DE VERIFICAT: ce jurnale tehnice se păstrează și cât timp].

Ca persoană împuternicită (în numele cabinetului)

Imaginile și fișierele documentelor și datele extrase din ele. Acestea pot include nume de persoane fizice (de exemplu furnizori PFA sau delegați), CUI-uri, uneori CNP-uri, adrese, sume și detalii de plată.
Tranzacțiile din extrasele de cont: contrapartide, IBAN-uri, sume, descrieri.
e-Facturile preluate din SPV-ul ANAF.
Pentru mesajele pe WhatsApp: numărul de telefon și numele de profil ale expeditorului, conținutul mesajelor și fișierele atașate.
Pentru e-mailurile redirecționate: adresa expeditorului, subiectul, conținutul și atașamentele.

Serviciul nu este destinat prelucrării categoriilor speciale de date (art. 9 GDPR). Acestea pot apărea însă accidental într-un document.

Datele de cont sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului. Fără ele nu putem crea contul și nu putem furniza serviciul.

4.De unde avem datele

Pe lângă datele pe care ni le dai direct, primim date (art. 14 GDPR) de la:

cabinetul de contabilitate, când invită o firmă sau un utilizator (nume, e-mail, telefon);
firme, care trimit documente pe WhatsApp, prin încărcare sau prin e-mail;
ANAF: e-Facturile din SPV, pe baza autorizării date de cabinet, și datele publice despre înregistrarea în scopuri de TVA a furnizorilor.

5.Scopuri și temeiuri legale (când suntem operator)

Scop	Date	Temei legal (GDPR)
Crearea și administrarea contului, furnizarea serviciului	Date de cont, de autentificare	Art. 6 alin. (1) lit. b) — contract, pentru clientul persoană fizică sau reprezentantul lui; lit. f) — interes legitim de a executa contractul cu angajatorul utilizatorului.
Securitatea contului (2FA, sesiuni, prevenirea abuzurilor)	Date de autentificare, date tehnice	Art. 6 alin. (1) lit. f) — interes legitim de a proteja serviciul și datele; art. 32 GDPR.
Facturare și evidență contabilă proprie	Date de facturare	Art. 6 alin. (1) lit. c) — obligație legală (Legea contabilității nr. 82/1991, Codul fiscal).
Comunicări despre serviciu (invitații, notificări, resetarea parolei, schimbări ale termenilor)	E-mail, telefon, nume	Art. 6 alin. (1) lit. b) și f).
Răspunsul la solicitări	Corespondență	Art. 6 alin. (1) lit. f) sau b), după caz.
Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță	Datele relevante pentru litigiu	Art. 6 alin. (1) lit. f).
Funcționarea site-ului	Date tehnice, cookie de sesiune	Art. 6 alin. (1) lit. f); cookie-ul strict necesar este exceptat de la consimțământ, conform Legii nr. 506/2004 [DE VERIFICAT: art. 4 alin. (5)].

Nu trimitem mesaje de marketing fără consimțământul tău. Dacă vom introduce astfel de mesaje, vom cere consimțământul separat [DE VERIFICAT].

Pentru documentele firmelor, temeiul prelucrării îl stabilește cabinetul, ca operator. De regulă acesta este obligația legală de a ține evidența contabilă și contractul de servicii contabile [DE VERIFICAT].

6.Destinatari și persoane împuternicite

Folosim următorii furnizori, care prelucrează date în numele nostru (și, pentru documentele firmelor, în numele cabinetului, ca subîmputerniciți):

Furnizor	Ce face	Unde	Garanții
Scaleway SAS (Franța)	Găzduire: bază de date PostgreSQL administrată, stocare de obiecte pentru originalele documentelor, containere serverless	UE — regiunea fr-par (Paris)	Contract de prelucrare conform art. 28 GDPR [DE VERIFICAT]
Scaleway SAS — Transactional Email	Trimiterea e-mailurilor tranzacționale (invitații, notificări)	UE	Contract de prelucrare conform art. 28 GDPR [DE VERIFICAT]
[Anthropic PBC (SUA) / Anthropic Ireland, Limited — ENTITATEA CONTRACTANTĂ DE VERIFICAT]	Citirea automată a imaginilor și PDF-urilor documentelor prin API-ul Claude, pentru extragerea câmpurilor	SUA, dacă nu este configurată procesarea în UE [DE VERIFICAT: configurația efectivă]	Clauze contractuale standard și/sau Cadrul UE–SUA privind protecția datelor [DE VERIFICAT]
Meta Platforms Ireland Limited — WhatsApp Business Platform	Primirea și trimiterea mesajelor WhatsApp, doar dacă firma folosește WhatsApp	UE / posibil SUA [DE VERIFICAT]	Termenii Meta pentru WhatsApp Business [DE VERIFICAT]
[PROCESATOR DE PLĂȚI — DACĂ ESTE CAZUL]	Încasarea abonamentelor	[DE COMPLETAT]	[DE COMPLETAT]

Alți destinatari:

ANAF — serviciul public pentru plătitorii de TVA. Trimitem doar codul de identificare fiscală (CUI) al furnizorului verificat.
ANAF — SPV / RO e-Factura — interogăm API-ul ANAF pentru a descărca e-Facturile, pe baza autorizării OAuth date de cabinet.
Cabinetul de contabilitate vede documentele și datele firmelor pe care le are în portofoliu. Firma vede propriile documente.
Autorități publice, când legea ne obligă.
Consultanți profesionali (avocați, contabili, auditori), obligați la confidențialitate, când este necesar.

7.Transferuri în afara Spațiului Economic European

Găzduim toate datele în UE. Singurele transferuri posibile în afara SEE sunt:

către Anthropic, în SUA, pentru citirea automată a documentelor, dacă nu este configurată procesarea în UE. Garanția aplicabilă este certificarea în cadrul Cadrului UE–SUA privind protecția datelor (Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1795) sau clauzele contractuale standard adoptate prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914 [DE VERIFICAT: entitatea, certificarea DPF și mecanismul efectiv];
către Meta, pentru mesajele WhatsApp, în condițiile stabilite de Meta [DE VERIFICAT].

Poți cere o copie a garanțiilor aplicabile scriindu-ne la [EMAIL CONTACT].

8.Cât timp păstrăm datele

Date	Durată
Datele de cont	Pe durata contractului, apoi încă cel mult 90 de zile pentru export [PROPUNERE]. Datele necesare apărării unor drepturi se pot păstra până la împlinirea termenului de prescripție de 3 ani [DE VERIFICAT].
Documentele firmelor (în numele cabinetului)	Pe durata contractului, conform instrucțiunilor cabinetului. După încetare: export sau returnare, apoi ștergere în 90 de zile [PROPUNERE]. Termenele legale de arhivare (Legea contabilității nr. 82/1991: de regulă 5 sau 10 ani, în funcție de tipul documentului) sunt în sarcina firmei [DE VERIFICAT CU UN EXPERT CONTABIL].
Facturile emise de noi și documentele justificative proprii	Termenul prevăzut de Legea nr. 82/1991 [DE VERIFICAT CU UN EXPERT CONTABIL: 5 sau 10 ani].
Copiile de rezervă ale bazei de date	Zilnice, păstrate 30 de zile, apoi șterse automat.
Cookie-ul de sesiune	Cel mult 14 zile sau până la deconectare.
Corespondența	[DURATĂ] [DE COMPLETAT]
Jurnale tehnice	[DURATĂ] [DE VERIFICAT: dacă există și cât timp se păstrează]

9.Prelucrare automată

Dosar extrage automat datele din documente, verifică furnizorii la ANAF, potrivește documentele cu plățile și semnalează problemele. Aceste rezultate sunt propuneri verificate de contabil. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra unei persoane sau să o afecteze în mod similar, în sensul art. 22 GDPR.

10.Drepturile tale

În condițiile GDPR, ai dreptul:

de acces la datele tale (art. 15);
la rectificarea datelor inexacte (art. 16);
la ștergerea datelor (art. 17), în limitele obligațiilor legale de păstrare;
la restricționarea prelucrării (art. 18);
la portabilitatea datelor (art. 20);
de a te opune prelucrărilor bazate pe interes legitim (art. 21);
de a-ți retrage consimțământul, când prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta prelucrarea anterioară.

Pentru datele pentru care suntem operator, scrie-ne la [EMAIL CONTACT]. Răspundem în cel mult o lună, termen care se poate prelungi în condițiile art. 12 alin. (3) GDPR. S-ar putea să îți cerem informații suplimentare pentru a-ți confirma identitatea.

Pentru documentele firmelor, adresează-te cabinetului de contabilitate, care este operatorul. Îl ajutăm să îți răspundă.

Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, sau la autoritatea de supraveghere din statul membru în care locuiești sau lucrezi, ori în care a avut loc presupusa încălcare.

11.Securitate

Pe scurt: date găzduite în UE, criptate în tranzit (TLS) și în repaus, izolare la nivel de rând între cabinete în baza de date, autentificare în doi pași obligatorie pentru contabili, parole stocate doar ca hash (scrypt), originale stocate cu versiuni și fără posibilitatea de a fi suprascrise din aplicație. Detalii pe pagina Securitate.

12.Cookie-uri

Folosim un singur cookie, strict necesar, pentru a te menține autentificat în aplicație. Nu folosim cookie-uri de analiză, de publicitate sau de urmărire, iar fonturile site-ului sunt găzduite pe serverele noastre (nu încărcăm Google Fonts sau alte resurse de la terți). Din acest motiv nu îți afișăm un banner de consimțământ.

Nume	Scop	Tip	Durată
`dosar_session`	Menține sesiunea de autentificare în aplicație	Strict necesar, primă parte; HttpOnly, Secure, SameSite=Lax	Cel mult 14 zile sau până la deconectare

Poți șterge sau bloca cookie-urile din setările browserului. Dacă blochezi acest cookie, nu te vei putea autentifica în aplicație.

13.Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică, de exemplu când adăugăm un furnizor sau o funcție nouă. Versiunea în vigoare este publicată pe această pagină, cu data intrării în vigoare. Schimbările importante le anunțăm clienților pe e-mail, iar pentru subîmputerniciți respectăm termenul de notificare din Acordul de prelucrare.

14.Contact

[DENUMIRE SRL] · CUI [CUI] · [Nr. Reg. Com.]
Sediu: [ADRESĂ SEDIU]
E-mail: [EMAIL CONTACT]